Prestataire en traitement de données : services et avantages
Le traitement et la saisie de données en interne peuvent être accessibles, mais ne présentent pas toujours d’intérêts pour les entreprises actuelles. Ce qui pousse ces dernières à externaliser cette opération. Cette solution permet de faire des économies et de bénéficier de compétences qualifiées ainsi que des services de qualité. Opter pour les services d’un prestataire spécialisé en saisie de données est une alternative à la mise en place d’une équipe en interne. Mais quelles prestations propose-t-il ? Quels sont les avantages de recourir à son savoir-faire ?
Les différentes prestations d’un prestataire en traitement de données
Une structure spécialisée dans le traitement et la saisie de données collecte, traite et saisit les informations venant des donneurs d’ordres. Sachant que les données sont précieuses, le prestataire s’assure de soigner et de finaliser ses missions en fonction des exigences de leur clientèle. Souvent, la saisie de données est réalisée par les opérateurs de saisie. Ils travaillent souvent auprès d’un prestataire spécialisé en saisie de données. Experts dans le domaine, ils sont en mesure de prendre en charge différents travaux spécifiques.
Parmi ces tâches, on distingue particulièrement :
- La saisie de base de données : les données dans une entreprise doivent être centralisées dans une unique base de données. Les opérateurs de saisie procèdent donc à la collecte des informations qui peuvent être liées à une activité particulière. Il peut s’agir de bons de livraison, de devis, de factures, de courriers divers, de coupons, de chèques… Ces dernières peuvent être utilisées ultérieurement par les employés d’une même entreprise. Généralement, ce sont les fichiers sur papier qui seront transformés en fichier de base de données informatisée.
- La saisie de leads : en vue d’une campagne d’acquisition client, le prestataire procède à la collecte des données venant de différentes sources telles que les informations transactionnelles, les formulaires de contact… Ces renseignements tels que le nom, l’adresse, les besoins du lead seront ensuite classifiés et saisis dans une base de données commune pour être facilement accessibles.
- La saisie de notes de frais : les notes de frais sont également des données importantes pour les entreprises. Elles peuvent être associées aux dépenses durant des événements fréquents, aux frais de déplacement, aux frais des voyages d’affaires… Un prestataire spécialisé en saisie de données s’assure donc d’assurer leur gestion dans le journal de comptabilité, mais aussi de les mettre à jour. Cette délégation permet de faciliter la tâche aux services RH.
Les bonnes raisons de collaborer avec un prestataire
Une entreprise manipule un nombre conséquent de données. D’où l’importance de les regrouper dans une seule base de données pour faciliter leur accessibilité et leur analyse. Toutefois, la saisie et le traitement de données sont chronophages. Autant se tourner vers un spécialiste du domaine pour obtenir des résultats satisfaisants.
La main-d’œuvre est d’autant plus abondante. Dans les pays spécialisés dans l’externalisation, on dénombre une multitude d’offres de ce type. En même temps, cette solution permet de réduire les dépenses. Déjà, il est possible de négocier le tarif de la main-d’œuvre. Embaucher en interne plusieurs salariés engage des dépenses conséquentes, notamment l’achat de matériels, les charges salariales, les coûts de la maintenance…
Un prestataire spécialisé en saisie de données et de traitement d’informations est aussi en mesure de traiter une importante quantité d’informations. Cela est possible sachant qu’il collabore souvent avec une équipe de plusieurs opérateurs de saisie compétents et expérimentés. Ils opèrent suivant une organisation précise et une méthode de travail précise. Respectant les consignes des donneurs d’ordres, ils s’assurent également de l’exactitude des données traitées et saisies.
La rapidité dans l’exécution de la saisie n’est pas non plus en reste. Sachant qu’il s’agit de leur cœur de métier, les opérateurs de saisie ont été formés pour saisir les données avec une vitesse de frappe optimale sans pour autant réduire la qualité de travail.
