Comment gérer le processus des comptes fournisseurs ?

Pour toute entreprise moderne, les comptes fournisseurs sont l’une des tâches les plus importantes qui soient. Après tout, chaque entreprise doit payer ce qu’elle doit – vous ne pouvez pas vous permettre de vous tromper.

La gestion rapide et précise des factures est essentielle au maintien de bonnes relations avec les fournisseurs. Un bon système de comptes fournisseurs garantit également que vous n’avez pas de passifs dans vos livres pendant trop longtemps, évitant ainsi le risque pour la confiance des entreprises. Si cela vous stresse, ne vous inquiétez pas, nous sommes là pour vous aider !

Dans cet article, nous examinerons les bases de la comptabilité fournisseurs, ainsi que certains outils et techniques essentiels. Mais d’abord, commençons par les fondamentaux: qu’est-ce que les comptes fournisseurs, exactement ?

Qu’est-ce que les comptes créditeurs ?

En termes simples, les comptes créditeurs comprennent tout ce que votre entreprise doit aux créanciers. Cela peut couvrir toute la gamme des dettes, des indépendants facturant au mois aux agences de location de voitures facturant votre flotte de travail.

Habituellement, les comptes créditeurs font référence aux dettes à court terme, c’est-à-dire aux choses que vous prévoyez de rembourser dans l’année – idéalement bien dans l’année.

Les dettes à long terme, telles que les hypothèques et autres prêts dont le remboursement est de plus de douze mois, sont généralement détaillées en tant que passifs distincts et ne sont pas incluses dans les comptes créditeurs.

Les comptes créditeurs sont un passif pour les entreprises. Cela rend très important une gestion efficace et responsable, car cela aide à maintenir la confiance en votre capacité à payer vos dettes. De plus, c’est une chose respectueuse à faire pour vos créanciers.

Les comptes à payer et les comptes à recevoir

Il est utile de considérer les comptes fournisseurs et les comptes clients comme les deux faces d’une même pièce. Les comptes créditeurs font référence au traitement des paiements dus aux débiteurs par votre entreprise.

Les comptes débiteurs, cependant, font référence à l’exact opposé – l’argent dû à votre entreprise par des débiteurs, c’est-à-dire des personnes qui n’ont pas encore payé pour vos biens ou services.

Maintenant que nous avons réglé les définitions, examinons certaines des considérations cruciales lors de la gestion des comptes fournisseurs.

Gestion du processus des comptes fournisseurs

Dans le monde moderne, les entreprises doivent constamment payer beaucoup de créanciers. Cela inclut les fournisseurs de logiciels, les services professionnels tels que l’expert comptable Forest ou les conseillers en ressources humaines, et tous les pigistes que vous pourriez avoir dans vos livres.

Le plus important : la précision

En ce qui concerne les comptes créditeurs, le plus important est de ne payer que les factures de l’entreprise qui sont légitimes et exactes.

Cela peut sembler évident, mais c’est crucial. Avant de traiter la facture d’un fournisseur pour paiement, n’oubliez pas de vérifier les points suivants :

• La facture reflète-t-elle exactement ce que l’entreprise a commandé ?
• L’entreprise a-t-elle réellement reçu les biens ou services facturés ?
• Les coûts unitaires et les calculs sont-ils corrects ? Et la fiscalité ?

Obtenir ces détails correctement aidera à assurer l’exactitude et l’intégrité de votre processus de comptes fournisseurs.

Étapes clés du flux de processus

Pour la plupart des entreprises, le processus des comptes fournisseurs se résume à trois étapes clés :

• Remplir un bon de commande : Il s’agit de préciser les articles ou services à acheter, ainsi que le prix. Un bon de commande répertorie également les conditions générales de la transaction et les délais de livraison.
• Traitement d’un rapport de réception : Ici, le fournisseur enregistre les biens ou services fournis et répertorie le paiement dû au fournisseur. Les rapports de réception répertorient de nombreux détails cruciaux, il est donc important de prendre le temps de les parcourir.
• Réception et traitement de la facture fournisseur : Une fois la facture reçue, l’entreprise la traite ensuite pour paiement. Comme ci-dessus, cela implique de vérifier chacun des détails pour s’assurer qu’il correspond aux biens ou services réellement reçus.